Datenschutzerklärung
Sam Pack GmbHBuchmattstrasse 4a3400 BurgdorfSchweizVerantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist die Sam Pack GmbH, Buchmattstrasse 4a, 3400 Burgdorf, Schweiz.
Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@sam-pack.com.
Grundsätze
Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Wir bearbeiten nur Daten, die wir für die Geschäftsbeziehung benötigen, verwenden sie nur für die hier genannten Zwecke und bewahren sie nur so lange auf, wie es nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wir sind ein Grosshandelsbetrieb und beliefern Unternehmen. Die Daten, die wir bearbeiten, betreffen daher überwiegend Betriebe — und die Personen, die dort für die Bestellung zuständig sind.
Welche Daten wir bearbeiten
- Stammdaten
- Firmenname, Ansprechperson, Adresse, Telefon- und Mobilnummer, E-Mail-Adresse, Website, UID/MWST-Nummer, Sprache, Lieferzone und Liefertage.
- Bestell- und Lieferdaten
- bestellte Artikel, Mengen, Preise, Bestellzeitpunkt, Lieferungen, individuell vereinbarte Preise und Rabatte.
- Rechnungs- und Zahlungsdaten
- Rechnungen, Zahlungseingänge, offene Beträge, Zahlungsart.
- Zugangsdaten
- E-Mail-Adresse und Passwort für das Kundenportal sowie technische Anmeldedaten.
- Kommunikationsdaten
- Nachrichten, die Sie uns per Telefon, WhatsApp, E-Mail oder über das Portal senden, einschliesslich Sprachnachrichten und Fotos von Bestelllisten.
- Einwilligungen
- ob und wann Sie den Geschäftsbedingungen zugestimmt haben, welcher Fassung, sowie ob Sie Erinnerungen per SMS oder WhatsApp wünschen und wann Sie dies erklärt oder widerrufen haben.
Wozu wir die Daten bearbeiten
- Bestellungen entgegennehmen, prüfen und ausliefern
- Rechnungen stellen und Zahlungen zuordnen
- Sie über Liefertage und Bestellschluss informieren
- das Kundenportal betreiben und Ihr Konto verwalten
- unsere gesetzlichen Pflichten erfüllen, insbesondere die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten
- unser Sortiment und unsere Abläufe verbessern
Bestellungen per Sprachnachricht, Foto und Text
Wenn Sie uns eine Bestellung per Sprachnachricht, als Foto einer Liste oder als Text senden, verarbeiten wir diese mit Hilfe automatisierter Systeme, um daraus eine Bestellung zu erstellen. Konkret heisst das:
- Sprachnachrichten werden an einen Dienst von Google übermittelt und dort in Text umgewandelt.
- Der Text oder das Foto wird an einen Dienst von Anthropic übermittelt, der daraus Artikel und Mengen erkennt.
- Das Ergebnis ist immer nur ein Vorschlag. Bevor eine Bestellung entsteht, prüft und bestätigt ein Mensch bei uns jede Position.
Bei Auswertungen zu Umsatz und Sortiment ersetzen wir Ihren Namen vor der Übermittlung durch eine Kennung; die auswertenden Systeme sehen also keine Kundennamen.
Die Originalaufnahme bewahren wir nur so lange auf, wie wir sie zur Kontrolle der erfassten Bestellung benötigen, und löschen sie danach.
Es findet keine automatisierte Entscheidung mit Rechtsfolge für Sie statt.
Bekanntgabe an Dritte
Wir geben Ihre Daten nicht zum Verkauf oder zu Werbezwecken weiter. Wir setzen jedoch Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten:
| Dienst | Zweck | Sitz |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank und Speicherung | Rechenzentrum Schweiz (Zürich) |
| Vercel | Betrieb der Anwendung | EU / USA |
| Anthropic | Erkennen von Bestellungen aus Text und Fotos, Auswertungen | USA |
| Umwandlung von Sprachnachrichten in Text | USA | |
| Twilio | Versand von SMS und WhatsApp-Nachrichten | USA |
| bexio | Buchhaltung | Schweiz |
| PostFinance | Zahlungsverkehr | Schweiz |
Diese Dienstleister dürfen die Daten nur für uns und nur zu den genannten Zwecken bearbeiten.
Darüber hinaus geben wir Daten bekannt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung unserer Ansprüche nötig ist.
Bearbeitung im Ausland
Einzelne der oben genannten Dienstleister bearbeiten Daten ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA. Wir stellen durch vertragliche Vereinbarungen mit diesen Anbietern einen angemessenen Schutz sicher. Ein gleichwertiger Schutz wie in der Schweiz kann dennoch nicht in jedem Fall garantiert werden.
Wie lange wir Daten aufbewahren
Rechnungen, Bestellungen und die zugehörigen Belege bewahren wir zehn Jahre auf; dazu sind wir gesetzlich verpflichtet (Art. 958f OR).
Stammdaten bewahren wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach so lange auf, wie Ansprüche geltend gemacht werden können.
Sprachnachrichten und Fotos löschen wir, sobald die daraus erstellte Bestellung geprüft ist.
Zugangsdaten löschen wir, wenn das Konto aufgehoben wird.
Erinnerungen per SMS und WhatsApp
Erinnerungen an Ihren Liefertag senden wir nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Wir halten fest, wann und auf welchem Weg Sie eingewilligt haben.
Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen — im Portal, telefonisch oder mit einer kurzen Nachricht an uns. Der Widerruf hat keine Nachteile: Sie können das Portal und unsere Belieferung unverändert weiter nutzen.
Nachrichten, die die Abwicklung einer konkreten Bestellung betreffen, senden wir unabhängig davon, da sie zur Vertragserfüllung gehören.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht,
- Auskunft über die von uns bearbeiteten Daten zu verlangen,
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
- die Löschung von Daten zu verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
- der Bearbeitung zu widersprechen,
- Ihre Daten in einem gängigen Format herauszuverlangen.
Wenden Sie sich dafür an info@sam-pack.com. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.
Datensicherheit
Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen. Der Zugriff auf das Portal erfolgt verschlüsselt. Jedes Kundenkonto sieht ausschliesslich die eigenen Daten. Einkaufspreise, Margen und Daten anderer Kunden sind für Kundenkonten technisch nicht zugänglich.
Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Massgebend ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.
Fassung vom 1. August 2026